E-mail: Outlook, Gmail & geschiedenis importeren

Je haalt e-mail op twee manieren in WeReply: je logt in bij Microsoft voor een Outlook- of Microsoft 365-mailbox, of je voegt een E-mail-kanaal toe voor je eigen domein (zo werkt het ook voor Gmail en Google Workspace). Daarna kun je je eerdere gesprekken importeren, zodat je team ziet wat er al besproken is.

Outlook of Microsoft 365 koppelen

1. Ga naar Instellingen → Kanalen → Kanaal toevoegen.
2. Klik bij Outlook op Klik hier om verbinding te maken.
3. Log in met je Microsoft-account en geef WeReply toegang tot je mailbox.
4. Klaar. Het kanaal krijgt je e-mailadres als naam, en je komt op de pagina waar je eerdere gesprekken worden ingeladen.

Vanaf dan leest WeReply elke minuut nieuwe mail in de mailbox en verstuurt het je antwoorden er vanuit, zodat ze ook in Outlook bij Verzonden items staan. Antwoorden die je in Outlook zelf typt, komen ook bij het ticket.

Bij een nieuw Outlook-kanaal staat AI Antwoord uit. Open het kanaal onder Instellingen → Kanalen om de naam te wijzigen, een agent te kiezen of de AI aan te zetten.

Je geschiedenis komt vanzelf binnen

Direct na het koppelen worden de afgelopen 12 maanden van je inbox en verzonden items ingeladen als gesloten tickets (of korter, als je bewaartermijn korter is). Wil je oudere mail? Open E-mailgeschiedenis importeren bij het kanaal, kies een periode onder Meer geschiedenis inladen en klik op Geschiedenis inladen. Mails die al in WeReply staan, worden overgeslagen. Een overlappende periode kiezen kan dus gewoon.

Een gedeelde mailbox gebruiken (support@, info@)

1. Open het Outlook-kanaal onder Instellingen → Kanalen.
2. Vul bij Gebruik je een gedeeld adres zoals support@ of info@? dat adres in en klik op Opslaan.
3. Nieuwe mail aan dat adres komt nu in WeReply binnen, en de geschiedenis ervan wordt ingeladen.

Je Microsoft-account moet toegang hebben tot de gedeelde mailbox. Kan WeReply hem niet openen? Vraag je Microsoft 365-beheerder om toegang en klik daarna op Opnieuw inloggen bij Microsoft. Laat het veld leeg als je alleen je eigen mailbox gebruikt.

Als de inlog verloopt

Staat er bij het kanaal Inlog verlopen? Open het en klik op Opnieuw inloggen bij Microsoft. Er gaat niets verloren.

Een e-mailadres op je eigen domein koppelen

Hiervoor heb je toegang nodig tot de DNS-instellingen van je domein.

1. Ga naar Instellingen → Kanalen → Kanaal toevoegen en kies E-mail.
2. Vul de Kanaalinformatie en de AI-instellingen in en klik op Volgende stap.
3. Vul je Domein in (bijvoorbeeld jouwwinkel.nl).
4. Kies bij E-mails ontvangen via:
   • E-mail doorsturen — je houdt je huidige mailbox en stuurt de mail door naar een adres dat je van WeReply krijgt. Dit is de gebruikelijke keuze.
   • Mailuitwisseling — WeReply ontvangt alle mail voor het domein rechtstreeks. Kies dit alleen als het domein geen andere mailbox heeft.
5. Vul bij Reactie verzenden vanaf het deel vóór de @ in, bijvoorbeeld support. Pas eventueel de Inkomende spamfiltering aan.
6. Klik op Volgende stap. WeReply laat de DNS-records zien die je bij je domeinregistrar toevoegt. Bij doorsturen zie je ook het adres waar je je mail naartoe stuurt.
7. Voeg de records toe en klik op DNS-records verifiëren. DNS-wijzigingen kunnen even duren; tot die tijd kun je Opslaan als concept kiezen en later vanuit het kanaal verifiëren.

Gmail en Google Workspace

Kies E-mail en E-mail doorsturen zoals hierboven. Na het opslaan krijg je een WeReply-adres. Ga in Gmail naar Instellingen → Doorsturen en POP/IMAP → Een doorstuuradres toevoegen, plak het adres en bevestig. De bevestigingsmail van Google verschijnt in je WeReply-inbox.

E-mailgeschiedenis importeren uit een bestand

Bij een E-mail-kanaal kun je een export van je mailbox uploaden. Elk gesprek wordt één gesloten ticket, met de klant en de berichten.

1. Exporteer je Gmail met Google Takeout: kies alleen Mail en maak de export aan. Download de .zip uit de mail die Google je stuurt. Bij grote mailboxen kan dat een paar uur duren. Andere mailprogramma's (zoals Outlook, Apple Mail of Thunderbird) kunnen een mailbox als .mbox-bestand exporteren.
2. Klik onder Instellingen → Kanalen op het importicoon bij je e-mailkanaal (E-mailgeschiedenis importeren).
3. Vul bij Je eigen e-mailadressen de adressen in waarmee je mailt, gescheiden door komma's. Mails vanaf die adressen worden als jouw antwoorden geïmporteerd.
4. Kies bij Mail importeren van de afgelopen 3, 6, 12, 24 of 36 maanden, of een aangepaste periode. Verder terug dan je bewaartermijn kan niet.
5. Kies het .zip- of .mbox-bestand (tot 20 GB) en klik op Importeren.

Onder Imports volg je de voortgang: uploaden, wachten, importeren, klaar. Daarna zie je hoeveel gesprekken en berichten er zijn geïmporteerd en hoeveel er zijn overgeslagen. Een lopende import kun je annuleren.

Wat er gebeurt tijdens een import

• Geïmporteerde gesprekken komen gesloten binnen. Er gaat niets naar klanten, de AI antwoordt niet en er gaan geen meldingen uit.
• Spam, prullenbak, promoties, nieuwsbrieven en automatische mails worden overgeslagen.
• Mails die al in WeReply staan, worden niet dubbel geïmporteerd.
• Het geüploade bestand wordt verwijderd zodra de import klaar is.