Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 17-02-2026

Inleiding

Dit privacybeleid beschrijft hoe WeReply persoonsgegevens verwerkt in verband met het aanbieden van haar communicatiemanagementplatform (het "Platform"), gerelateerde diensten en interacties met klanten, gebruikers en websitebezoekers. WeReply zet zich in om persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant te verwerken, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG").

Dit privacybeleid legt uit:

• welke persoonsgegevens we verwerken
• in welke hoedanigheid we deze verwerken
• voor welke doeleinden en op welke rechtsgronden
• hoe lang we persoonsgegevens bewaren
• hoe en waar gegevens worden opgeslagen
• hoe internationale doorgiften worden gewaarborgd
• welke rechten personen hebben

Voor privacygerelateerde vragen kun je contact opnemen via: support@wereply.io

Toepassingsgebied

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• Klanten en gebruikers van het Platform
• Eindgebruikers wier gegevens via het Platform namens klanten worden verwerkt
• Bezoekers van onze website

Rollen en verantwoordelijkheden

Afhankelijk van de context treedt WeReply op als:

• VerwerkingsverantwoordelijkeBij het verwerken van persoonsgegevens voor eigen doeleinden, zoals accountbeheer, facturatie, compliance, websitebeheer en support.
• VerwerkerBij het verwerken van persoonsgegevens namens klanten via het Platform. In dat geval bepaalt de klant de doeleinden en middelen van de verwerking, en verwerkt WeReply de gegevens onder een verwerkersovereenkomst (DPA).

Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van hoe het Platform en de website worden gebruikt, kan WeReply de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• AccountgegevensNaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functietitel, inloggegevens en accountidentificatoren.
• Contact- en identificatiegegevensE-mailadressen, telefoonnummers, factuuradressen, verzend- of afleveradressen, klantidentificatoren en socialmedia-gebruikersnamen of profielinformatie ontvangen via integraties.
• CommunicatiegegevensBerichten, gespreksgeschiedenis, bijlagen, interne notities en bijbehorende metadata zoals tijdstempels en identificatoren van afzender of ontvanger.
• Transactie- en ordergegevensBestelgegevens, productinformatie, leveringsinformatie, transactiestatus en andere commerce-gerelateerde gegevens ontvangen via integraties met externe systemen.
• Technische gegevensIP-adres, apparaatinformatie, browsertype, besturingssysteem, loggegevens en gebruiksstatistieken.
• Facturatie- en financiële gegevensFactuuradres, factuurgegevens, btw- of belastingidentificatoren en betalingstransactiegegevens.

WeReply verzamelt niet opzettelijk bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij dergelijke gegevens door of namens de klant aan het Platform worden aangeleverd.

Doeleinden en rechtsgronden

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om het Platform te leveren, te exploiteren en te onderhouden. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.
• Om abonnementen, accounts en facturatie te beheren. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting.
• Om klantondersteuning en technische bijstand te bieden. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst.
• Om de beveiliging van het platform te waarborgen, misbruik te voorkomen, fraude te detecteren en de systeemintegriteit te bewaken. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
• Om het Platform en de website te verbeteren en te optimaliseren. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
• Om te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten. Rechtsgrond: wettelijke verplichting.

Waar vereist wordt toestemming verkregen vóór de verwerking.

Hosting en infrastructuur

De infrastructuur van het Platform, inclusief servers en databases, wordt gehost in Nederland. Persoonsgegevens die binnen het Platform worden opgeslagen, worden daarom voornamelijk binnen de Europese Unie gehost. We nemen passende waarborgen om veilige hosting en gecontroleerde toegang tot systemen te garanderen.

Gebruik van subverwerkers

WeReply schakelt externe dienstverleners in ter ondersteuning van de levering van het Platform. Dit kunnen aanbieders zijn voor:

• Hostinginfrastructuur
• E-maildiensten
• AI-gebaseerde functionaliteit
• Messaging-integraties
• Monitoring en logging
• Betalingsverwerking

Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar. WeReply gaat zorgvuldig te werk bij het selecteren van subverwerkers en verplicht hen passende gegevensbeschermingsmaatregelen te nemen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Internationale gegevensoverdrachten

Sommige subverwerkers of geïntegreerde externe diensten kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land dat door de Europese Commissie niet is erkend als land met een passend beschermingsniveau, zorgt WeReply voor passende waarborgen, waaronder:

• Door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen
• Het steunen op adequaatheidsbesluiten waar van toepassing
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar nodig

We beoordelen de risico's van internationale doorgifte en nemen maatregelen die een in wezen gelijkwaardig beschermingsniveau moeten garanderen.

AI en geautomatiseerde verwerking

Het Platform kan AI-ondersteunde functies bevatten die gebruikers helpen bij het beheren van communicatie.

Door AI gegenereerde output wordt aangeboden als ondersteunende functionaliteit. Klanten blijven verantwoordelijk voor het controleren en valideren van de output vóór gebruik.

Wanneer AI-diensten worden geleverd via externe aanbieders, kunnen persoonsgegevens door die aanbieders worden verwerkt in overeenstemming met contractuele waarborgen en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

WeReply gebruikt klantgegevens niet om zelfstandig eigen AI-modellen te trainen, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen.

WeReply past geen geautomatiseerde besluitvorming toe die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen heeft zonder menselijke tussenkomst.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de in dit privacybeleid beschreven doeleinden.

Wanneer WeReply als verwerker optreedt, worden de bewaartermijnen bepaald door de klant en beheerst door contractuele afspraken.

Na beëindiging van een account worden persoonsgegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

Financiële gegevens kunnen worden bewaard zolang dit vereist is op grond van de toepasselijke fiscale of boekhoudkundige wetgeving.

Beveiligingsmaatregelen

WeReply neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Versleuteling tijdens verzending
• Toegangscontroles en rolgebaseerde rechten
• Logging en monitoring
• Veilige hostingpraktijken
• Beperking van interne toegang

Hoewel we redelijke voorzorgsmaatregelen nemen, kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen.

Cookies en vergelijkbare technologieën

WeReply gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën op haar website. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op het apparaat van een gebruiker worden geplaatst bij het bezoeken van een website. Ze zorgen dat de website goed functioneert, verbeteren de gebruikerservaring, analyseren de prestaties van de website en ondersteunen de beveiliging.

WeReply kan de volgende categorieën cookies gebruiken:

• Strikt noodzakelijke cookiesDeze cookies zijn essentieel voor de werking en beveiliging van de website. Ze maken kernfuncties mogelijk zoals paginanavigatie, beveiligingsfuncties en toegang tot beveiligde gedeelten. Voor deze cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.
• Functionele cookiesDeze cookies stellen de website in staat gebruikersvoorkeuren en -instellingen te onthouden om de bruikbaarheid en personalisatie te verbeteren.
• Analytische cookiesDeze cookies verzamelen informatie over hoe bezoekers de website gebruiken, zoals bezochte pagina's en verkeerspatronen. Deze informatie wordt gebruikt om de prestaties van de website en de gebruikerservaring te verbeteren. Waar de toepasselijke wet dit vereist, worden analytische cookies alleen met voorafgaande toestemming geplaatst.
• Cookies van derdenSommige cookies kunnen worden geplaatst door externe dienstverleners die analytics, prestatiemonitoring of ingesloten content ondersteunen. Waar van toepassing kunnen deze derden persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid.

De rechtsgrond voor het gebruik van strikt noodzakelijke cookies is het gerechtvaardigd belang van WeReply bij het waarborgen van de goede werking en beveiliging van de website. Voor niet-essentiële cookies baseert WeReply zich op toestemming van de gebruiker waar de wet dit vereist. Gebruikers kunnen hun cookievoorkeuren beheren via hun browserinstellingen. De meeste browsers laten gebruikers toe cookies te blokkeren of te verwijderen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit en prestaties van de website kan beïnvloeden. Waar een cookietoestemmingsmechanisme is geïmplementeerd, kunnen gebruikers hun voorkeuren op elk moment bijwerken via de beschikbare instellingen.

Meting van aanvragen voor advertenties

Als je via onze website een demo aanvraagt of een contactformulier verstuurt, delen wij een versleutelde (gehashte, SHA-256) versie van je e-mailadres, het tijdstip van de aanvraag en, als je via een advertentie kwam, de advertentieklik-ID met Google Ads. Google gebruikt dit om te meten welke advertenties tot aanvragen leiden. Je e-mailadres zelf wordt niet gedeeld. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij het meten en verbeteren van onze advertenties. Als je in onze cookiebalk toestemming hebt gegeven voor marketingmeting, geven we dat ook door aan Google. Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken via de contactgegevens in dit privacybeleid; we sturen je gegevens dan niet (meer) door.

Apollo (CRM en bedrijfsherkenning)

Als je een demo aanvraagt of het contactformulier verstuurt, zetten we je naam, e-mailadres en (indien ingevuld) bedrijfsnaam in ons CRM-systeem Apollo.io, zodat we je aanvraag kunnen opvolgen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij het opvolgen van je aanvraag. Daarnaast gebruiken we, alleen als je daar in onze cookiebalk toestemming voor geeft, het script van Apollo om te herkennen vanuit welk bedrijf onze website wordt bezocht en welke pagina's daarbij bekeken worden. Dit script plaatst een bezoekers-ID in je browser.

Rechten van betrokkenen

Onder voorbehoud van de toepasselijke wet hebben personen het recht om:

• Inzage te krijgen in hun persoonsgegevens
• Rectificatie te verzoeken
• Verwijdering te verzoeken
• Beperking van de verwerking te verzoeken
• Bezwaar te maken tegen de verwerking
• Gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken

Wanneer WeReply als verwerker optreedt, dienen verzoeken te worden gericht aan de betreffende klant. Verzoeken kunnen worden ingediend bij support@wereply.io. WeReply reageert binnen de wettelijke termijnen. Personen hebben het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Datalekken

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelt WeReply in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en stelt zij klanten waar vereist op de hoogte.

Kinderen

Het Platform en de website zijn bedoeld voor zakelijk gebruik. WeReply verzamelt niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

Wijzigingen in dit privacybeleid

WeReply kan dit privacybeleid periodiek bijwerken. De meest recente versie is beschikbaar op de website.