Verwerkersovereenkomst (DPA)

Laatst bijgewerkt: 17-02-2026

1. Inleiding en toepassingsgebied

Deze verwerkersovereenkomst ("DPA") maakt deel uit van de overeenkomst tussen WeReply ("Verwerker") en de klant ("Verwerkingsverantwoordelijke") die het gebruik van het WeReply-platform regelt.

Deze DPA is van toepassing wanneer WeReply persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt in het kader van het leveren van het platform en gerelateerde diensten.

Partijen komen overeen dat deze DPA hun verplichtingen weergeeft op grond van artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG").

2. Definities

• Persoonsgegevensbetekent alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
• Verwerkingbetekent elke bewerking met betrekking tot Persoonsgegevens zoals gedefinieerd in de AVG.
• Verwerkingsverantwoordelijkebetekent de entiteit die het doel van en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt.
• Verwerkerbetekent WeReply, die Persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
• Subverwerkerbetekent elke derde die door de Verwerker wordt ingeschakeld om Persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken.

3. Onderwerp en duur

Het onderwerp van deze DPA is de Verwerking van Persoonsgegevens in verband met het leveren van het WeReply-platform.

Deze DPA blijft van kracht zolang WeReply Persoonsgegevens namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.

4. Aard en doel van de Verwerking

WeReply verwerkt Persoonsgegevens met het oog op het leveren van communicatiemanagementdiensten, waaronder berichtafhandeling, integraties, AI-ondersteunde functies, accountbeheer en gerelateerde ondersteunende diensten.

Verwerkingshandelingen kunnen het verzamelen, opslaan, ordenen, opvragen, verzenden en verwijderen van Persoonsgegevens omvatten.

5. Categorieën (persoons)gegevens en betrokkenen

Verwerkte categorieën Persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van het gebruik van het Platform door de Verwerkingsverantwoordelijke, omvatten:

• Identificatiegegevens, zoals voor- en achternaam, gebruikersnaam, klant-ID en socialmedia-identificatoren.
• Contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer, factuuradres, verzend- of afleveradres en overige contactgegevens.
• Communicatiegegevens, waaronder berichtinhoud, gespreksgeschiedenis, bijlagen, interne notities en bijbehorende metadata zoals tijdstempels en identificatoren van afzender of ontvanger.
• Transactie- en ordergegevens, waaronder bestelgegevens, productinformatie, leveringsinformatie en transactiestatus, voor zover aangeleverd via integraties.
• Technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, besturingssysteem, apparaatinformatie, loggegevens en gebruiksstatistieken.
• Facturatie- en financiële gegevens, waaronder factuuradres, factuurgegevens, btw- of belastingidentificatoren en transactiegegevens.
• Alle overige persoonsgegevens die door of namens de Verwerkingsverantwoordelijke aan het Platform worden aangeleverd.

Categorieën betrokkenen kunnen omvatten:

• Werknemers, opdrachtnemers of vertegenwoordigers van de Verwerkingsverantwoordelijke.
• Klanten, potentiële klanten of eindgebruikers van de Verwerkingsverantwoordelijke.
• Websitebezoekers en communicatiedeelnemers die via geïntegreerde kanalen met de Verwerkingsverantwoordelijke in contact staan.

6. Instructies

WeReply verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, ook met betrekking tot doorgiften aan derde landen, tenzij de toepasselijke wet dit anderszins vereist.

7. Vertrouwelijkheid

WeReply zorgt ervoor dat personen die gemachtigd zijn Persoonsgegevens te verwerken, gebonden zijn aan vertrouwelijkheidsverplichtingen of onderworpen zijn aan een passende wettelijke geheimhoudingsplicht.

8. Beveiligingsmaatregelen

WeReply neemt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, waaronder:

• Versleuteling tijdens verzending
• Toegangscontroles en rolgebaseerde rechten
• Systeemmonitoring en logging
• Veilige hostinginfrastructuur
• Maatregelen om ongeoorloofde toegang te voorkomen

9. Subverwerkers

De Verwerkingsverantwoordelijke machtigt WeReply om Subverwerkers in te schakelen ter ondersteuning van de levering van het platform.

WeReply zorgt ervoor dat elke Subverwerker gebonden is aan contractuele verplichtingen die ten minste hetzelfde niveau van gegevensbescherming bieden als deze DPA.

Een actuele lijst van Subverwerkers is op verzoek beschikbaar.

WeReply gaat zorgvuldig te werk bij het selecteren van Subverwerkers en verplicht hen passende gegevensbeschermingsmaatregelen te nemen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

10. Internationale doorgiften

Wanneer Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, zorgt WeReply voor passende waarborgen in overeenstemming met hoofdstuk V van de AVG.

Dergelijke waarborgen kunnen omvatten:

• Standaardcontractbepalingen
• Het steunen op adequaatheidsbesluiten
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen waar passend

11. Bijstand aan de Verwerkingsverantwoordelijke

WeReply staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij, rekening houdend met de aard van de Verwerking, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen die hun rechten uitoefenen op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

WeReply staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij bij het naleven van verplichtingen met betrekking tot beveiliging, melding van datalekken, effectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging, voor zover van toepassing.

12. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

WeReply stelt de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging op de hoogte nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die betrekking heeft op namens de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkte Persoonsgegevens.

De melding bevat de beschikbare informatie die vereist is op grond van artikel 33 AVG.

13. Verwijdering of teruggave van gegevens

Bij beëindiging van de overeenkomst verwijdert WeReply de Persoonsgegevens of geeft deze terug aan de Verwerkingsverantwoordelijke, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de toepasselijke wet opslag van de Persoonsgegevens vereist.

Back-ups kunnen tijdelijk worden bewaard conform standaard bewaarpraktijken, waarna ze veilig worden verwijderd.

14. Auditrechten

WeReply stelt de Verwerkingsverantwoordelijke de informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze DPA aan te tonen.

Waar vereist kunnen audits worden uitgevoerd met inachtneming van een redelijke aankondiging, vertrouwelijkheidsverplichtingen en proportionaliteitsbeperkingen.

15. Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid op grond van deze DPA is onderworpen aan de aansprakelijkheidsbeperkingen die zijn overeengekomen in de hoofdovereenkomst tussen partijen.

16. Toepasselijk recht

Op deze DPA is het recht van toepassing dat geldt voor de hoofdovereenkomst tussen partijen.